Die Yigit Group ist ein agiles B2B-Unternehmen mit Fokus auf optimierte Daten- und Dokumentenverwaltungsprozesse. Um manuelle Workflows zu digitalisieren und die Sicherheit vertraulicher Kundendaten zu maximieren, wurde focustrend mit der Konzeption und Umsetzung des firmeneigenen Data Management Systems (YG-DMS) beauftragt.

YG-DMS strukturiert komplexe Datenströme in eine intuitive, schnelle und hochsichere Web-Anwendung:

1. Sicheres Dokumenten-Management (DMS)
Das System erlaubt B2B-Kunden und Mitarbeitern das sichere Hochladen und Verwalten von Dokumenten. Jedes Dokument wird verschlüsselt auf deutschen Cloud-Servern abgelegt. Ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement stellt sicher, dass Benutzer nur Zugriff auf für sie freigegebene Verzeichnisse erhalten.

2. Automatisierte Workflow- & Zuweisungsprozesse
Über das interaktive Dashboard können Projektleiter Aufgaben erstellen, Workflows definieren und diese automatisch an Mitarbeiter zuweisen. Das System überwacht Fristen und sendet automatisierte Statusberichte (Ampelsystem) zur Fortschrittskontrolle, was die interne Effizienz um 50% gesteigert hat.

3. Mandantenfähigkeit & Kunden-Portal
YG-DMS verfügt über ein voll-integriertes Kunden-Portal. B2B-Kunden erhalten einen persönlichen, geschützten Bereich, um Verträge einzusehen, den Status ihrer Aufträge in Echtzeit zu verfolgen und Dokumente auszutauschen – barrierefrei und DSGVO-konform.

💡 Fazit
Das YG-DMS hat die Arbeitsweise der Yigit Group grundlegend modernisiert. Es vereint höchste Sicherheitsstandards mit einem benutzerfreundlichen Interface und dient als stabiles Fundament für das weitere Unternehmenswachstum.